Το Πληροφοριακό Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων “ΙΡΙΔΑ”, αποσκοπεί στην αντικατάσταση της έντυπης εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας, μέσα από την παροχή ολοκληρωμένων υπηρεσιών πρωτοκόλλου, ψηφιακής διακίνησης και αρχειοθέτησης, λήψης υπογραφών και διεκπεραίωσης. Η “ΙΡΙΔΑ” αναπτύχθηκε εξ ολοκλήρου από τα στελέχη του Κέντρου Μηχανογράφησης του Γενικού Επιτελείου Αεροπορίας, και προσαρμόστηκε στις ανάγκες της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Ηπείρου – Δυτικής Μακεδονίας.
Συχνές ερωτήσεις
Δεν μπορώ συνδεθώ στο Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων "ΣΗΔΕ ΙΡΙΔΑ"
Ελέγχω αν έχω μπει στην σωστή σελίδα https://iridacloud.gov.gr και όχι στο δοκιμαστικό περιβάλλον (https://dev.iridacloud.gov.gr).
Ελέγχω προσεκτικά τους κωδικούς που μου έχουν σταλεί, ή αν έχω επιλέξει αλλαγή κωδικών κατά την τελευταία είσοδό μου στο σύστημα τότε χρησιμοποιώ τους νέους κωδικούς πρόσβασης.
Σε περίπτωση αδυναμίας πρόσβασης στο σύστημα λόγω απώλειας ή εισαγωγής εσφαλμένου κωδικού, ο χρήστης απευθύνει αίτημα στο σύστημα καταχώρησης αιτημάτων της Δ/νσης Πληροφορικής & Επικοινωνιών http://helpdesk.e-dm.gov.gr.
Μπορώ να κάνω αλλαγή username;
Όχι, δεν υπάρχει δυνατότητα αλλαγής του username στο Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων “ΙΡΙΔΑ”
Ενώ έχω περισσότερα από ένα καθήκοντα γιατί δεν μπορώ να τα δω;
Η αλλαγή των καθηκόντων γίνεται με επιλογή του υπάρχοντος προφίλ στο πάνω μέρος της οθόνης. Αν το καθήκον σας έχει αποδοθεί ενώ ήσασταν συνδεδεμένοι, θα πρέπει πρώτα να αποσυνδεθείτε και να επανασυνδεθείτε στο λογαριασμό σας.
Σε περίπτωση που εξακολουθεί να υπάρχει αδυναμίας πρόσβασης σε όλα τα καθήκοντα απευθύνω σχετικό αίτημα στο σύστημα καταχώρησης αιτημάτων της Δ/νσης Πληροφορικής και Επικοινωνιών http://helpdesk.e-dm.gov.gr.
Πώς θα απαντήσω σε έγγραφο με πρωτόκολλο από το παλιό σύστημα της Υπηρεσίας μου;
Δημιουργώ νέο έγγραφο. Στις παρατηρήσεις αναφέρω τον αριθμό του εισερχομένου. Μετά την πρωτοκόλληση και διανομή του απαντητικού εγγράφου, ενημερώνω σχετικά τη γραμματεία της υπηρεσίας.
Μπορώ να στείλω έγγραφο σε άλλη Υπηρεσία της ΑΔΗΔΜ μέσω της Κεντρικής Γραμματείας;
Όχι. Η αποστολή εγγράφων μεταξύ των Υπηρεσιών της ΑΔΗΔΜ δε γίνεται μέσω της Κεντρικής Γραμματείας. Επιλέγω ως Αποδέκτη του Εγγράφου μου την Δ/νση στην οποία απευθύνεται το έγγραφο π.χ. Η Δ/νση Τεχνικού Ελέγχου αν θέλει να στείλει ένα έγγραφο στη Δ/νση Οικονομικού, επιλέγει στους αποδέκτες του εγγράφου την Δ/νση Οικονομικού και ΟΧΙ την Κεντρική Γραμματεία.
Πώς θα στείλω το έγγραφο μου σε αποδέκτη ΕΚΤΟΣ ΙΡΙΔΑΣ (διεκπεραίωση);
Η κάθε οργανική μονάδα εφαρμόζει την πρακτική διεκπεραίωσης εγγράφων με παραδοσιακό ταχυδρομείο ή ηλεκτρονική αλληλογραφία που εφάρμοζε έως τώρα.
Προσοχή:
1) Η προώθηση του εγγράφου μου για διανομή πρέπει να γίνει στην Γραμματεία της οργανικής μονάδας που ανήκω. Οπότε πριν πατήσω “ΔΙΑΝΟΜΗ” προσέχω να έχω επιλέξει την σωστή Γραμματεία.
2) Κεντρική Γραμματεία επιλέγουν οι υπηρεσίες που στεγάζονται στο κεντρικό κτίριο «Β. Ηπείρου 20», εκτός από τα Γραφεία Γραμματέα και Συντονιστή. Οι υπηρεσίες που στεγάζονται στα υπόλοιπα κτίρια επιλέγουν τη Γραμματεία που είναι πλησιέστερη χωρικά σε αυτούς και στις περισσότερες περιπτώσεις ανήκει στην Υπηρεσία τους. Δεν επιλέγουν Κεντρική Γραμματεία για την διεκπεραίωση των εγγράφων τους.
Που βρίσκεται το εξερχόμενο έγγραφο που δημιούργησα;
Αν ΔΕΝ το υπέγραψα ακόμα, το αναζητώ: Προς Υπογραφή→ Εξερχόμενα → Πρόχειρα.
Αν το υπέγραψα και έχει και άλλους υπογράφοντες που δεν το υπέγραψαν ακόμα, το αναζητώ: Εξερχόμενα → Σε εξέλιξη.
Αν το υπέγραψαν όλοι οι υπογράφοντες, το αναζητώ: Εξερχόμενα → Για Διανομή.
Αν έχει πρωτοκολληθεί αλλά δεν έχει διανεμηθεί, το αναζητώ: Εξερχόμενα → Για Διανομή.
Αν το έχω αρχειοθετήσει, το αναζητώ: Αρχείο → Εξερχόμενα.
Αν το έχω κάνει διανομή, το αναζητώ: Αρχείο → Απεσταλμένα.
Αυτά που έχω υπογράψει, έχουν υπογραφεί και διανεμηθεί, τα αναζητώ: Αρχείο → Υπογεγραμμένα
Που μπορώ να αναζητήσω ένα πρωτόκολλο;
Επιλέγουμε εργαλεία και κατόπιν πρωτόκολλο εισερχομένων ή εξερχομένων. Προσοχή στην επιλογή των φίλτρων. Οι χρήστες με καθήκον Κεντρικής Γραμματείας έχουν τη μέγιστη δυνατότητα αναζήτησης.
Πώς μπορώ να βρω την εξέλιξη ενός εγγράφου;
Εργαλεία Πρωτόκολλο εισερχομένων ή εξερχομένων -> συσχετίσεις.
Γιατί φαίνονται αυτά τα έγγραφα σε εμένα;
Εργασίες χρεωμένες σε συγκεκριμένο προφίλ είναι ορατές σε όλους τους κατόχους του συγκεκριμένου προφίλ (π.χ. Εισηγητές).
Διαδικασία εισαγωγής νέου εγγράφου από το καθήκον της Γραμματείας
Αν ο υπάλληλος διαθέτει καθήκον Κεντρικής Γραμματείας, η εισαγωγή γίνεται από το καθήκον αυτό.
Αν όχι, από το καθήκον της Γραμματείας ακολουθεί τα εξής βήματα:
- Έγγραφα → Εισαγωγή εγγράφου.
- Στην καρτέλα Έγγραφο, συμπληρώνει τα πεδία «Αριθμός εγγράφου», «Θέμα» και στη “Διαβάθμιση” ΠΑΝΤΑ Αδιαβάθμητο.
- Στην καρτέλα Αρχεία, προσθέτει τα αρχεία που θέλει να εισάγει, επιλέγοντάς τα με χρήση της επιλογής «Προσθήκη αρχείου» δίπλα στο πεδίο «Αρχεία προς εισαγωγή».
- Στην καρτέλα Αποστολέας επιλέγει τον αποστολέα του εγγράφου.
- Στην καρτέλα Αποδέκτης επιλέγει την Κεντρική Γραμματεία.
- Επιλέγει το εικονίδιο Πρωτοκόλληση (επάνω δεξιά).
Στη συνέχεια ελέγχει αν είναι σωστά τα στοιχεία που καταχώρησε και σε περίπτωση λάθους, επιλέγει επεξεργασία και διορθώνει τα πεδία που θέλει. Τέλος, επιλέγει Διανομή.
Προσοχή: Αν δεν επιλέξει Διανομή, δεν θα παραλάβει η Κεντρική Γραμματεία το έγγραφο στα Εισερχόμενα → Για Ενέργεια.
Πώς καταργούμε ένα εξερχόμενο έγγραφο πριν την Διανομή; (ισχύει για περιπτώσεις λάθους)
Αν το έγγραφο έχει Πρωτοκολληθεί, θα πρέπει να αντικαταστήσουμε το λάθος αρχείο με ένα κενό, να αλλάξουμε τους Αποδέκτες και να βάλουμε το ονοματεπώνυμό μας ως Αποδέκτη εκτός Ίριδας και να πατήσουμε Διανομή.
Στην εξερχόμενη εργασία που δημιουργείται, σημειώνουμε ότι δεν πρέπει να γίνει καμία ενέργεια και την ολοκληρώνουμε.
Πώς καταργούμε ένα εξερχόμενο έγγραφο πριν την Πρωτοκόλληση; (Ισχύει για περιπτώσεις λάθους)
Αν το έγγραφο έχει πάρει όλες τις υπογραφές ή έχει απορριφθεί και δεν θέλουμε να συνεχίσουμε την ροή του, επιλέγουμε “Αρχειοθέτηση εγγράφου”.
Το έγγραφο μεταφέρετε στο Αρχείο → Απορριφθέντα.
Αποστολή Δικαιολογητικών Δαπανών/Υπερωριών
Τα δικαιολογητικά Δαπανών/Υπερωριών αποστέλλονται στη Διεύθυνση Οικονομικού εκτός Ίριδας και εισάγονται από αυτή στην ΗΔΔ.
Αντιμετώπιση αιτήσεων υπαλλήλων για προσωπικά τους θέματα.
Οι αιτήσεις υπαλλήλων για προσωπικά τους θέματα/άδειες κ.λπ. αντιμετωπίζονται ως έγγραφα εκτός Ίριδας και παραλαμβάνονται τελικά από την Κεντρική Γραμματεία.
Που είναι η υπογραφή στο Ίριδα;
Επισημαίνεται ότι η ηλεκτρονική έγκριση (υπογραφή) ενός εγγράφου μέσω του Π.Σ. “ΙΡΙΔΑ” ισοδυναμεί με ιδιόχειρη υπογραφή εντύπου εγγράφου και παράγει όλες τις σχετικές έννομες συνέπειες για τον υπογράφοντα.
Λανθασμένη ανάθεση εργασίας από προϊστάμενο Διεύθυνσης
Σε περίπτωση λανθασμένης χρέωσης εργασίας από Προϊστάμενο Διεύθυνσης θα πρέπει να προβεί σε διόρθωση ο Προϊστάμενος Διεύθυνσης που έκανε τη χρέωση.
Εκπαιδευτικό Βίντεο: ΙΡΙΔΑ 2.0 - Φορέας Καθολικής Χρήσης
